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Dokumentenmanagement
ELO DMS: Dokumentenmanagement für Mittelstand und Verwaltung
Revisionssichere Archivierung, automatisierte Workflows und eine Suche, die findet. Von der Beratung bis zum Betrieb aus einer Hand.
Was ist ELO DMS?
ELO DMS ist das Dokumentenmanagementsystem der ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart. Es legt Dokumente strukturiert ab, macht sie über die Volltextsuche in Sekunden auffindbar, versioniert jede Änderung und archiviert revisionssicher. Statt über Netzlaufwerke, Postfächer und Papierordner verteilt zu liegen, hat jedes Dokument einen Ort, eine Historie und geregelte Zugriffsrechte.
Die Begriffe sortieren sich so: DMS ist der Kern, die ELO ECM Suite das vollständige Produkt. Sie erweitert das Dokumentenmanagement um Workflows, Prozessautomatisierung und fertige Business Solutions, etwa für den Rechnungseingang oder die Personalakte. Wer „ein DMS" sucht, bekommt mit ELO also beides: die saubere Ablage heute und die Prozessautomatisierung, wenn sie gebraucht wird. Falls Sie noch Systeme vergleichen, hilft unser Leitfaden zur DMS-Auswahl.
Die Kernfunktionen im Überblick
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt, mit Aufbewahrungsfristen am Dokumenttyp. Die Basis für eine GoBD-konforme Ablage.
Workflows und Freigaben
Prüf- und Freigabeläufe folgen dem Dokument automatisch, über Abteilungen und Standorte hinweg. Umlaufmappen entfallen.
Suche und Klassifizierung
Volltextsuche über den gesamten Bestand, Metadaten und automatische Zuordnung beim Eingang. Suchen wird zum Finden.
Berechtigungen und Schutz
Zugriffsrechte bis auf Dokumentebene, Verschlüsselung für sensible Bereiche wie die Personalakte, jede Änderung protokolliert.
Fertige Bausteine statt Projekt von null
Auf dem DMS-Kern setzen die ELO Business Solutions auf: vorkonfigurierte Lösungen für die dokumentenintensivsten Prozesse. Jeder Baustein läuft eigenständig und greift auf denselben Dokumentenbestand zu.
Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Zwei gesetzliche Entwicklungen machen das Dokumentenmanagement gerade zur Pflichtaufgabe. Die E-Rechnungspflicht verlangt seit 2025 von jedem Unternehmen, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können; ab 2027 wird auch das Ausstellen stufenweise Pflicht. Und die GoBD verlangen, dass digital eingegangene Belege digital und unveränderbar archiviert werden. Ein Ausdruck im Ordner erfüllt das nicht.
Dazu kommt der Alltag: Nach Belegen suchen, Freigaben hinterhertelefonieren, Wissen in Postfächern verlieren. Ein DMS löst beides zugleich, die Pflicht und den Alltag. Welche Aufbewahrungsfristen dabei gelten und wie die Umstellung neben dem Tagesgeschäft abläuft, erklären wir im Wissens-Blog.
ELO DMS und Ihr ERP arbeiten zusammen
Ein Dokumentenmanagementsystem entfaltet seinen Wert dort, wo die Arbeit passiert: im ERP. Deshalb bindet ELO sich in die Systeme ein, mit denen Ihr Team ohnehin arbeitet. Belege, Mails und Verträge hängen am Geschäftsvorgang, nicht in einer zweiten Ablagewelt.
Fertige Anbindungen gibt es für abas ERP, Haufe X360, Microsoft Dynamics 365, SAP, DATEV und Microsoft 365. Weitere Systeme lassen sich über Schnittstellen ergänzen, die Übersicht dazu steht auf der Seite ERP-Integration.
Einführung mit einem ELO-Partner, der bleibt
Als ELO-Partner begleiten wir Dokumentenmanagement-Projekte von der ersten Prozessaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Beratung, Einführung, Entwicklung und Support kommen bei nxtgen.DIGITAL aus einem Haus, mit über 140 Mitarbeitenden, mehr als 1.500 Kundenprojekten und einer Firmengeschichte, die 1896 mit dem Ordnen von Geschäftsunterlagen begann. Mehr über uns.
In der Praxis heißt das: Wir starten mit dem Baustein, der bei Ihnen den größten Druck nimmt, meistens dem Rechnungseingang. Ist der Nutzen sichtbar, folgen die weiteren Bereiche. So wird aus der DMS-Einführung kein Mammutprojekt, sondern eine Reihe kurzer, messbarer Schritte.
„Mit nxtgen.DIGITAL haben wir den richtigen Partner, der uns im Betriebsalltag zur Seite steht und auch individuelle Anforderungen schnell und zufriedenstellend umsetzt."
Lehnert Tools GmbH
Häufige Fragen zu ELO DMS
Was ist der Unterschied zwischen ELO DMS und der ELO ECM Suite?
Es ist dasselbe Produkt aus zwei Blickwinkeln. DMS (Dokumentenmanagementsystem) bezeichnet den Kern: Dokumente ablegen, wiederfinden, versionieren und revisionssicher archivieren. Die ELO ECM Suite umfasst diesen Kern und erweitert ihn um Workflows, Prozessautomatisierung und die Business Solutions, etwa für Rechnungen, Verträge und Personalakten.
Ist ELO DMS GoBD-konform?
ELO bietet die technischen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Ablage: revisionssichere Archivierung, Versionierung, Protokollierung und Berechtigungen. Die Konformität entsteht aus dem Zusammenspiel von Software, Konfiguration und Ihren Prozessen, inklusive Verfahrensdokumentation. Genau das richten wir bei der Einführung gemeinsam ein.
Läuft ELO DMS in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum?
Beides ist möglich. Wir betreiben ELO auf Wunsch als Systemhaus mit eigenem Hosting für Sie, oder wir richten es in Ihrer bestehenden IT-Umgebung ein. Auch für die ERP-Anbindung spielt es keine Rolle, ob Ihre Systeme lokal oder in der Cloud laufen.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich ELO DMS?
Vom Mittelständler mit wenigen Arbeitsplätzen bis zum Konzern und zur öffentlichen Verwaltung. Die Lösung wächst mit: Viele Kunden starten mit einem Baustein wie dem Rechnungsmanagement und erweitern später um Verträge, Personalakten oder die E-Akte.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Baustein ist deutlich schneller produktiv als eine Einführung über mehrere Abteilungen. Weil die Business Solutions als vorkonfigurierte Musterlösungen kommen, entfällt die Entwicklung von Grund auf. Eine belastbare Aussage treffen wir nach einem Vorgespräch zu Ihren Mengen und Abläufen.
Wovon hängen die Kosten ab?
Im Wesentlichen von drei Faktoren: der Zahl der Nutzer, den eingesetzten Bausteinen und dem Betriebsmodell (eigenes Haus oder Hosting). Dazu kommt der Einführungsaufwand, der von Ihren Prozessen abhängt. Wir erstellen Ihnen nach dem Vorgespräch ein konkretes Angebot statt einer Preisliste, die auf Ihren Fall nicht passt.
ELO DMS unverbindlich kennenlernen
Schreiben Sie uns, wo bei Ihnen heute Dokumente liegen bleiben. Wir zeigen Ihnen an Ihrem eigenen Fall, wie ELO das löst.