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ELO Public Sector
Elektronische Akten statt Aktenberge
Die E-Akte für die öffentliche Verwaltung. Mit automatisierter Vorgangsbearbeitung und Archivierung nach den Vorgaben des E-Government-Gesetzes.
Was die E-Akte abdeckt
Aktenverwaltung
Akten, Vorgänge und Dokumente in einer Struktur, die dem Verwaltungshandeln folgt.
Archivierung nach Vorschrift
Die Ablage erfüllt die rechtlichen Vorgaben und bleibt lückenlos nachvollziehbar.
Vorgangsbearbeitung
Laufwege und Zeichnungsprozesse laufen automatisiert statt über Umlaufmappen.
Zugriff über Standorte
Der Dokumentenzugriff funktioniert abteilungs- und standortübergreifend.
Compliance ist eingebaut
Die ELO Technologie stellt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und rechtlichen Vorgaben sicher. Sie ist nicht als nachträgliche Kontrolle angelegt, sondern Teil der Ablage selbst.
- Anforderungen nach dem E-Government-Gesetz erfüllt
- Berechtigungen bis auf Dokumentebene
- Jede Änderung bleibt nachvollziehbar
Für Verwaltungen entwickelt
ELO Public Sector ist speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt. Mit der E-Akte und der automatisierten Vorgangsbearbeitung steigern Sie die Effizienz Ihres Verwaltungshandelns und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen.
Die Lösung ermöglicht jederzeit schnellen Zugriff auf alle benötigten Informationen und unterstützt die tägliche Arbeitsorganisation. Bearbeitende sehen den Stand eines Vorgangs, ohne ihn erst suchen zu müssen.
Schluss mit analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen.
Häufige Fragen zur E-Akte
Was schreibt das E-Government-Gesetz zur Aktenführung vor?
Nach § 6 EGovG sollen die Behörden des Bundes ihre Akten elektronisch führen, als Zieltermin gilt der 1. Januar 2020. Ausgenommen sind Behörden, bei denen die elektronische Aktenführung langfristig unwirtschaftlich wäre.
Wird eine Akte elektronisch geführt, müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung durch technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik eingehalten werden. Für Länder und Kommunen gelten zusätzlich die jeweiligen Landesgesetze. Mehr dazu im Beitrag E-Akte in der Verwaltung.
Worin unterscheidet sich eine E-Akte von einem Dateiablagesystem?
Ein Laufwerk kennt Ordner und Dateien. Eine E-Akte kennt Akte, Vorgang und Dokument, dazu Metadaten, Zuständigkeiten und den Bearbeitungsstand.
Erst diese Struktur macht Vorgangsbearbeitung möglich: Ein Laufweg kann einer Akte folgen, ein Ordner auf einem Laufwerk kann das nicht.
Wie läuft die Umstellung neben dem laufenden Betrieb?
In aller Regel schrittweise: Ein Bereich beginnt, die übrigen folgen. Papierakten werden meist ab einem Stichtag digital weitergeführt, statt den gesamten Altbestand vorab zu scannen.
Wie der Zuschnitt in Ihrem Haus sinnvoll ist, klären wir im Vorgespräch. Schreiben Sie uns dazu, welche Vorgangsarten bei Ihnen das größte Volumen haben.
Lassen sich vorhandene Fachverfahren anbinden?
Ja, über Schnittstellen. Das Fachverfahren bleibt führend für seine Daten, die zugehörigen Dokumente liegen in der E-Akte. Damit entfällt die parallele Ablage in mehreren Systemen.
Wie das konkret aussieht, hängt vom jeweiligen Verfahren ab.
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Sagen Sie uns kurz, welche Vorgangsarten bei Ihnen im Haus anfallen. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung.