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Was überhaupt eine E-Rechnung ist
Seit der Neuregelung gilt als E-Rechnung nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt und sich maschinell verarbeiten lässt. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:
- XRechnung: ein reines XML-Format, Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD: ein Hybridformat, also eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Menschen lesen die PDF, Software liest das XML.
Wichtig für die Praxis: Eine einfache PDF per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie zählt zu den „sonstigen Rechnungen“ und darf nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfangspflicht: E-Rechnungen müssen entgegengenommen und verarbeitet werden können. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. | Alle inländischen Unternehmen, unabhängig von der Größe |
| 2025 bis Ende 2026 | Übergangsphase beim Versand: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. | Alle Rechnungsaussteller |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht, Stufe 1: E-Rechnungen müssen für inländische B2B-Umsätze ausgestellt werden. | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht, Stufe 2: Die Pflicht gilt vollständig. | Alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft |
Die Ausnahmen
Nicht jeder Beleg fällt unter die Pflicht. Ausgenommen bleiben:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
- Fahrausweise,
- Leistungen an Endverbraucher (B2C).
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können müssen sie sie seit dem 1. Januar 2025 trotzdem, wie jedes andere Unternehmen auch.
Warum die Empfangspflicht der eigentliche Handlungspunkt ist
Viele Unternehmen schauen auf 2027 und 2028, weil dort die Versandpflicht steht. Der praktisch drängendere Punkt liegt aber beim Empfang, und der gilt bereits: Sobald ein Lieferant auf E-Rechnung umstellt, kommt bei Ihnen ein XML-Datensatz an. Wer den nur ausdruckt oder unbearbeitet in einem Postfach liegen lässt, hat zwei Probleme.
Erstens ein organisatorisches: Der Beleg muss geprüft, freigegeben und verbucht werden, und das XML-Format ist ohne Software schlicht nicht lesbar. Zweitens ein rechtliches: Nach den GoBD müssen elektronisch eingegangene Belege auch elektronisch und unverändert archiviert werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Mehr dazu im Beitrag über die Aufbewahrungsfristen und die GoBD.
Was jetzt sinnvoll ist
- Eingangskanal festlegen: eine zentrale Adresse für Rechnungseingänge statt verstreuter persönlicher Postfächer.
- Formate testen: prüfen, ob die eigene Software XRechnung und ZUGFeRD lesen, anzeigen und archivieren kann.
- Freigabeprozess digitalisieren: Wenn der Beleg schon digital ankommt, sollte die Prüfung nicht auf Papier weiterlaufen. Eine Lösung wie ELO Invoice liest die Formate automatisch aus und startet den Freigabelauf.
- Eigenen Versand vorbereiten: Wer 2026 über 800.000 Euro Umsatz liegt, braucht die Ausstellung zum 1. Januar 2027. Die Anbindung an das Rechnungswesen, etwa über ELO for DATEV, gehört in die Planung dieses Jahres.
Dieser Beitrag gibt den Stand von Juli 2026 wieder und ist eine Orientierung, keine steuerliche Beratung. Für die Bewertung Ihres Einzelfalls ziehen Sie bitte Ihre Steuerberatung hinzu.