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ELO Visitor
Ein Empfang, der vorbereitet ist
Der erste Eindruck entsteht am Empfang. Anmeldung, Besucherausweis und Sicherheitsunterweisung laufen digital statt über Listen und Zettel.
Was am Empfang passiert
Check-in und Ausweis
Besucherdaten werden digital erfasst, individuelle Besucherausweise entstehen direkt dabei.
Zutritt geregelt
Die Zutrittskontrolle greift auf dieselben Daten zu, ohne dass jemand doppelt erfasst.
Persönlicher Empfang
Personalisierte Welcome-Screens begrüßen Gäste namentlich, sobald sie eintreffen.
Auswertung auf Knopfdruck
Wer wann im Haus war, lässt sich jederzeit nachvollziehen, DSGVO-konform.
Auch im Ernstfall belastbar
Erweiterte Reporting-Funktionen helfen, im Bedarfsfall schnell nachzuvollziehen, wer wann in Ihren Geschäftsräumen zu Gast war. Etwa bei Sicherheitsvorfällen oder infektionsschützenden Maßnahmen.
- Fragebögen vor dem Besuch ausfüllbar
- Anwesenheitslisten ohne Nachrecherche
- Löschfristen für Besucherdaten hinterlegbar
Besucherdaten vollständig digital
Mit dem digitalen Besuchermanagement erfassen und verwalten Sie Besucherdaten vollständig elektronisch. Der Empfang wird damit zum Aushängeschild statt zum Nadelöhr, an dem Gäste auf eine handschriftliche Liste warten.
Sie behalten den Überblick über ein- und ausgehende Kunden, Partner und Gäste. Abläufe werden schneller, und der Eindruck, den Geschäftspartner mitnehmen, bleibt professionell.
Schluss mit analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen.
Häufige Fragen zum Besuchermanagement
Wie lange dürfen Besucherdaten gespeichert werden?
Nur so lange, wie der Zweck es erfordert. Für den reinen Empfang ist das meist ein kurzer Zeitraum, für sicherheitsrelevante Bereiche kann er länger sein. Entscheidend ist, dass die Frist vorab festgelegt und dann auch eingehalten wird.
Im System hinterlegen Sie diese Löschfristen einmal, danach greifen sie automatisch. Die Festlegung selbst trifft Ihre oder Ihr Datenschutzbeauftragter.
Brauchen wir dafür einen besetzten Empfang?
Nicht zwingend. Die Anmeldung kann vorab durch die gastgebende Person erfolgen, der Check-in vor Ort über ein Terminal laufen. Der Besucherausweis entsteht dabei automatisch.
Gerade an Standorten ohne dauerhaft besetzten Empfang ist das der eigentliche Gewinn.
Lässt sich eine Sicherheitsunterweisung einbinden?
Ja. Unterweisung und Fragebögen können Teil des Check-ins sein, mit dokumentierter Bestätigung. Das ist vor allem in der Produktion und auf Baustellen relevant, wo eine Unterweisung nachweisbar sein muss.
Die Bestätigung liegt anschließend zusammen mit den übrigen Besucherdaten.
Können wir nachvollziehen, wer wann im Haus war?
Ja. Die Reporting-Funktionen zeigen Anwesenheiten für einen gewählten Zeitraum, ohne dass jemand handschriftliche Listen durchsehen muss.
Das hilft bei Sicherheitsvorfällen ebenso wie bei Prüfungen, und zwar innerhalb der von Ihnen gesetzten Löschfristen.
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