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ELO Invoice
Eingangsrechnungen ohne Umlaufmappe
Vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe, über Abteilungen und sogar Standorte hinweg. Digital und automatisiert.
Was die Software übernimmt
Jedes Format
PDF per Mail, gescanntes Dokument, ZUGFeRD, XRechnung oder Fattura. Die relevanten Felder werden ausgelesen.
Kontierung und Freigabe
Sind Kreditor, Betrag und Kostenträger übergeben, startet der Freigabeprozess von selbst.
Zahlungsziele halten
Das Rechnungseingangs-Cockpit zeigt offene Vorgänge und anstehende Fristen auf einen Blick.
Rechtskonform abgelegt
Jede Rechnung wird gleichzeitig elektronisch und rechtskonform in ELO archiviert.
Auch mit bestehendem ERP
Wer mit einem ERP-System oder dem DATEV-Rechnungswesen arbeitet, bindet ELO als zentrale Dokumentenablage an. Drittsysteme greifen auf denselben Bestand zu, statt eigene Archive aufzubauen.
- Keine langen Suchzeiten nach Belegen
- Keine doppelte Erfassung in zwei Systemen
- Geringere Archivkosten als bei Papierablage
Wie der Durchlauf aussieht
Die Rechnung trifft ein, unabhängig vom Kanal. ELO Invoice erkennt das Format, liest Kreditor, Rechnungsbetrag und Kostenträger aus und übergibt die Daten an das System. Damit entfällt die manuelle Erfassung, die bisher den größten Teil der Bearbeitungszeit gebunden hat.
Anschließend startet der Kontierungs- und Freigabeprozess. Er läuft über die zuständigen Stellen, auch wenn diese an verschiedenen Standorten sitzen. Parallel wird die Rechnung revisionssicher archiviert, sodass Prüfung und Ablage nicht zwei getrennte Vorgänge sind.
Schluss mit analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen.
Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Ab wann ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht?
Der Empfang ist bereits seit dem 1. Januar 2025 Pflicht: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können, unabhängig von seiner Größe.
Beim Versand läuft die Übergangsphase noch bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen an Endverbraucher. Alle Details im Beitrag E-Rechnungspflicht: Fristen 2025 bis 2028.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format und der Standard im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, die sowohl von Menschen als auch von Software gelesen werden kann.
Für die Verarbeitung macht das keinen Unterschied. ELO Invoice erkennt beide Formate, ebenso PDF-Rechnungen per Mail, gescannte Belege und Fattura.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege und Rechnungen acht statt zehn Jahre. Grundlage sind § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG. Die verkürzte Frist greift für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Unverändert bleiben zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Jahresabschlüsse sowie sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Diese Angaben sind eine Orientierung und ersetzen keine steuerliche Beratung.
Reicht es, digitale Rechnungen auszudrucken und abzuheften?
Nein. Nach den GoBD müssen digital eingegangene Dokumente auch digital archiviert werden. Ein Ausdruck ersetzt das elektronische Original nicht, und das Original anschließend zu löschen wäre ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht.
Genau hier setzt die revisionssichere Ablage an: Die Rechnung wird beim Eingang archiviert, nicht erst nach der Prüfung.
Funktioniert das mit unserem bestehenden ERP oder mit DATEV?
Ja. Für SAP, Microsoft Dynamics 365, Microsoft 365, DATEV und abas ERP gibt es fertige Anbindungen. Weitere Drittsysteme lassen sich über Schnittstellen ergänzen.
Einen Überblick über alle Anbindungen finden Sie auf der Seite ERP-Integration.
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