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Datensouveränität
Ihre Dokumente. Ihre Kontrolle.
In Ihrem Dokumentenmanagement liegt alles, was sensibel ist: Verträge, Personalakten, Rechnungen, Kalkulationen. Diese Seite beantwortet die Frage, die vor jeder DMS-Entscheidung stehen sollte: Wo liegen diese Daten, wer kommt daran, und wer garantiert das?
Was Datensouveränität bedeutet
Datensouveränität heißt: Ihr Unternehmen behält die Kontrolle über seine Daten, deren Speicherorte und die Systeme, die sie verarbeiten. In Europa wird das Thema intensiv diskutiert, weil viele Unternehmen und Behörden von großen außereuropäischen Technologieanbietern abhängig sind, deren Rechtsrahmen nicht der europäische ist.
Für das Dokumentenmanagement ist die Frage besonders wichtig, denn dort landet konzentriert, was ein Unternehmen an vertraulichen Informationen besitzt. Wer die Ablage digitalisiert, entscheidet für Jahre, in welchem Rechtsraum und in wessen Verantwortung diese Informationen liegen.
Die gute Nachricht: Mit einem deutschen Hersteller und einem regionalen Partner ist Datensouveränität kein Zielkonflikt mit Komfort. Die ELO ECM Suite wird in Stuttgart entwickelt, läuft wahlweise komplett in Ihrem Haus, bei uns oder in europäischen Rechenzentren, und Ihre Daten bleiben portabel, falls Sie später etwas ändern wollen.
Und weil Vertrauen Belege braucht: Software und Hersteller sind unabhängig geprüft, von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY bis zur ISO-Zertifizierung des Informationssicherheits-Managements.
Drei Betriebsmodelle, eine Gemeinsamkeit: Sie entscheiden
On-Premises
ELO läuft auf Ihren eigenen Servern, in Ihrem Netzwerk, unter Ihrer Hoheit. Maximale Kontrolle, ideal bei strengen Compliance-Vorgaben.
Hosting beim Partner
Wir betreiben ELO als Systemhaus für Sie: Betrieb, Updates und Sicherung aus einer Hand, mit direktem Ansprechpartner statt anonymer Plattform.
ELO Cloud in Europa
Im Cloud-Betrieb werden Ihre Daten in europäischen Rechenzentren verarbeitet, nach EU-Standards für Datenschutz und Compliance.
Wechsel möglich
Ihre Daten sind portabel: Ein späterer Wechsel des Betriebsmodells oder der Export in andere Systeme ist strukturiert möglich. Kein Lock-in.
Geprüft statt versprochen: die Zertifizierungen
Datensicherheit behauptet jeder Anbieter. Der Unterschied liegt darin, wer es unabhängig geprüft hat.
- IDW PS 880 (geprüft durch EY): Die ELO ECM Suite ist durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY nach dem anerkannten Prüfungsstandard IDW PS 880 zertifiziert und damit zur revisionssicheren Archivierung gemäß GoBD geeignet.
- ISO/IEC 27001:2022: zertifiziertes Informationssicherheits-Management beim Hersteller ELO Digital Office.
- ISO 9001:2015: zertifiziertes Qualitätsmanagement.
- Software made in Germany: Entwicklung in der Stuttgarter Zentrale, seit über 25 Jahren am Markt. Einführung und Betreuung durch uns aus Schramberg.
Für Vergabeverfahren, Wirtschaftsprüfung oder Ihre interne Compliance stellen wir Ihnen die Zertifikate gern als PDF zur Verfügung.
DSGVO im Standard statt als Sonderprojekt
Datenschutz scheitert in der Praxis selten am Willen, sondern an der Umsetzung: Wo liegen personenbezogene Daten, wann werden sie gelöscht, wie beantworten Sie ein Auskunftsersuchen? Die ELO ECM Suite bringt die Werkzeuge dafür bereits mit, statt sie zum Zusatzprojekt zu machen.
- Kennzeichnung personenbezogener Daten im Datenmodell — Dokumente mit DSGVO-Bezug sind eindeutig identifizierbar und auffindbar
- Automatisierte Lösch- und Aufbewahrungsfristen mit Protokollierung — Daten werden fristgerecht und nachvollziehbar gelöscht
- Auskunftsrecht und Datenportabilität: Export aller Daten zu einer Person, inklusive Verschlüsselung
- Reporting und Protokollierung für den Nachweis gegenüber Behörden und für interne Kontrollen
- Verschlüsselungsfähige Datenhaltung für sensible Bereiche wie Personalakte, Bewerbermanagement oder Besucherverwaltung
Häufige Fragen zur Datensicherheit
Wo liegen meine Dokumente bei ELO?
Das bestimmen Sie: On-Premises auf Ihren eigenen Servern, gehostet bei uns als Systemhaus, oder in der ELO Cloud in europäischen Rechenzentren. In allen drei Modellen behalten Sie die Kontrolle über Speicherorte, Zugriffe und Datenflüsse. Welche Variante zu Ihrer IT-Strategie passt, klären wir im Rahmen der DMS-Auswahl.
Ist ELO ein deutscher Anbieter?
Ja. Die ELO Digital Office GmbH entwickelt ihre Software in der Zentrale in Stuttgart und gehört seit über 25 Jahren zu den etablierten Softwareherstellern in Deutschland. Auch Einführung und Betreuung durch uns als Partner aus Schramberg erfolgen vollständig aus Deutschland.
Welche Zertifizierungen haben ELO und die ELO ECM Suite?
Die ELO ECM Suite ist durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 zertifiziert und damit zur revisionssicheren Archivierung gemäß GoBD geeignet. ELO Digital Office ist zudem nach ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement) und ISO/IEC 27001:2022 (Informationssicherheit) zertifiziert. Die Zertifikate stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
Komme ich später wieder aus dem System heraus?
Ja. Ihre Daten sind portabel und können im Exit-Fall strukturiert in andere Betriebsmodelle oder Systemlandschaften überführt werden. Auch ein Wechsel zwischen On-Premises, Partner-Hosting und Cloud ist möglich. Datensouveränität heißt eben auch: kein Lock-in.
Können ausländische Behörden auf unsere Dokumente zugreifen?
Beim Betrieb im eigenen Haus oder beim Hosting durch uns als deutsches Systemhaus liegen Ihre Dokumente vollständig im Geltungsbereich von DSGVO und deutschem Recht, ohne vertragliche Beziehung zu außereuropäischen Cloud-Anbietern. Das ist der wesentliche Unterschied zu Lösungen, die auf US-Hyperscalern aufsetzen. Diese Darstellung ersetzt keine rechtliche Einzelfallbewertung, zeigt aber, warum die Wahl des Betriebsmodells eine Souveränitätsentscheidung ist.
Reden wir über Ihre Anforderungen an Datensicherheit
Compliance-Vorgaben, Betriebsmodell, Berechtigungskonzept: Wir zeigen Ihnen, wie ELO Ihre Anforderungen abbildet, bevor Sie sich entscheiden.