Was sich 2025 geändert hat

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, also insbesondere Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge, von zehn auf acht Jahre verkürzt. Verankert ist das in § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG.

Die neue Frist gilt für alle Belege, deren alte Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Praktisch heißt das: Belege aus dem Jahr 2017 durften bereits seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden, zwei Jahre früher als nach alter Rechtslage.

Die Fristen im Überblick

FristUnterlagen
10 Jahre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen
8 Jahre Buchungsbelege, insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge (neu seit 1. Januar 2025)
6 Jahre Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der versandten

Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 läuft also bis Ende 2034.

Warum ein Dokument oft in mehrere Kategorien fällt

Die häufigste Fehlerquelle: Dasselbe Dokument kann je nach Funktion unterschiedlichen Fristen unterliegen. Ein Vertrag ist zunächst ein Geschäftsbrief (sechs Jahre). Dient er aber als Grundlage einer Buchung, wird er zum Buchungsbeleg (acht Jahre). Und zivilrechtliche Verjährungsfristen können unabhängig davon eine längere Aufbewahrung sinnvoll machen.

Deshalb gilt als Faustregel: Im Zweifel die längere Frist ansetzen, und die Zuordnung nicht der einzelnen Sachbearbeitung überlassen, sondern einmal zentral festlegen. In einem ECM-System wie der ELO ECM Suite wird die Frist am Dokumenttyp hinterlegt und läuft dann automatisch mit.

Was die GoBD bei digitalen Belegen verlangen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) legen fest, wie aufbewahrt werden muss. Die drei wichtigsten Regeln:

  • Digital eingegangen heißt digital archivieren. Eine E-Rechnung oder eine PDF-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden. Der Ausdruck ersetzt das elektronische Original nicht, und das Original nach dem Ausdruck zu löschen verletzt die Aufbewahrungspflicht.
  • Unveränderbarkeit: Der Beleg muss so gespeichert sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder lückenlos nachvollziehbar sind. Ein normales Dateilaufwerk leistet das nicht, eine revisionssichere Archivierung schon.
  • Maschinelle Auswertbarkeit: Strukturierte Daten, etwa das XML einer E-Rechnung, müssen auswertbar bleiben. Ein Bildformat des Belegs genügt dann nicht.

Was jetzt sinnvoll ist

  • Fristenkatalog aufstellen: je Dokumenttyp eine Frist, einmal zentral entschieden, mit der Steuerberatung abgestimmt.
  • Altbestand prüfen: Durch die Verkürzung auf acht Jahre darf mehr vernichtet werden als viele annehmen. Das spart Lagerfläche und, bei digitaler Ablage, Speicher und Suchzeit.
  • Löschfristen technisch hinterlegen: Ein Archiv, das Fristen kennt, gibt Belege nach Ablauf zur Vernichtung frei, statt sie ewig zu horten. Das ist auch datenschutzrechtlich der sauberere Zustand.
  • Verfahrensdokumentation nachziehen: Die GoBD erwarten eine nachvollziehbare Beschreibung des Ablage- und Archivierungsprozesses. Wer den Prozess digitalisiert, sollte die Dokumentation direkt mitschreiben.

Dieser Beitrag gibt den Stand von Juli 2026 wieder und ist eine Orientierung, keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die Bewertung Ihres Einzelfalls ziehen Sie bitte Ihre Steuerberatung hinzu.