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ELO HR Personnel File
Personalakten zentral und geschützt
Von der Krankmeldung über den Elternzeitnachweis bis zum Rentenbescheid. Alle Dokumente an einem Ort, digital und mit klaren Berechtigungen.
Was die Personalakte kann
Alles an einem Ort
Sämtliche Dokumente werden formatunabhängig zusammengeführt, statt über Ablagen verteilt zu liegen.
Geschützter Zugriff
Berechtigungssystem und Verschlüsselung sichern die besonders sensiblen Personaldaten ab.
Fristen im Griff
Kalenderansicht und automatische Benachrichtigungen halten Probezeiten und Vertragsfristen nach.
On- und Offboarding
Eintritt und Austritt laufen als gesteuerter Prozess, mit Checklisten als Vorlage.
Mehr als eine Ablage
Mit ELO HR Personnel File werden nicht nur Personaldaten erfasst. Es lassen sich ebenso Prozesse anstoßen und Termine steuern, sodass die Akte den Arbeitsablauf abbildet statt nur das Ergebnis.
- Organigramm mit wenigen Klicks erstellt
- Vorlagen für wiederkehrende Checklisten
- Auswertungen ohne manuelle Listenpflege
Warum sich der Umstieg lohnt
Das Papieraufkommen in der Personalabteilung ist hoch, die Ablageorte sind verteilt und die Daten sind besonders sensibel. Genau diese Kombination macht die Suche aufwendig und das Risiko unnötig groß.
In der digitalen Personalakte sind alle Mitarbeiterdaten vor unberechtigten Zugriffen geschützt und gemäß Datenschutz-Grundverordnung transparent abgelegt. Wer zugreifen darf, sieht was er braucht, und sonst nichts.
Schluss mit analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Muss die Personalakte ab 2027 elektronisch geführt werden?
Für die Entgeltunterlagen gilt das ausdrücklich. Nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung sind sie in elektronischer und maschinell auswertbarer Form zu führen, die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026.
Diese Unterlagen liegen in der Praxis mitten in der Personalakte. Eine getrennte Führung bedeutet zwei Ablagen und zwei Fristenkontrollen, deshalb ist es meist praktikabler, die Akte im selben Zug vollständig umzustellen. Was dabei für Mitbestimmung und Betriebsvereinbarung zu beachten ist, lesen Sie im Beitrag Digitale Personalakte: Was der Betriebsrat mitbestimmt.
Wer darf welche Unterlagen sehen?
Der Zugriff wird über ein Berechtigungssystem gesteuert, ergänzt um Verschlüsselung. Üblich ist eine Abstufung: Die Personalabteilung sieht die vollständige Akte, Führungskräfte nur den für sie relevanten Ausschnitt, Beschäftigte ihre eigenen Unterlagen.
Welche Abstufung bei Ihnen passt, hängt von Ihrer Organisation und der Mitbestimmung ab.
Was bedeutet die DSGVO für die Personalakte?
Personaldaten gehören zu den besonders schützenswerten Daten. Gefordert sind ein klar begrenzter Zugriff, Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung und das Löschen von Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
Eine digitale Akte macht das leichter als ein Papierordner, weil Berechtigungen und Fristen im System hinterlegt sind statt in einer Verfahrensanweisung. Die datenschutzrechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt Sache Ihrer oder Ihres Datenschutzbeauftragten.
Ist der Betriebsrat bei der Einführung zu beteiligen?
In Betrieben mit Betriebsrat ist eine Beteiligung bei der Einführung technischer Einrichtungen üblicherweise erforderlich. In der Praxis entsteht dabei meist eine Betriebsvereinbarung, die Zugriffe, Auswertungen und Löschfristen festhält.
Wir kennen diesen Ablauf aus Projekten und richten das System nach der getroffenen Vereinbarung ein. Die rechtliche Prüfung liegt bei Ihnen. Welche Punkte dabei typischerweise zu regeln sind, lesen Sie im Beitrag Digitale Personalakte: Was der Betriebsrat mitbestimmt.
Was passiert beim Eintritt und beim Austritt?
On- und Offboarding laufen als gesteuerter Prozess mit Checklisten als Vorlage. Beim Eintritt entsteht die Akte samt Fristen für Probezeit und befristete Verträge, beim Austritt greifen die hinterlegten Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Damit bleibt weniger dem Gedächtnis einzelner Personen überlassen.
Weitere Bausteine
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