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Was im Gesetz steht
Drei Anforderungen stehen in der Abgabenordnung, nicht erst in einem Verwaltungsschreiben. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch Änderungen, bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später erfolgt sind, sind unzulässig.
Nach § 147 Abs. 2 AO müssen digital aufbewahrte Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Und nach § 147 Abs. 6 AO entscheidet die Prüfung, in welcher Form sie zugreift: selbst im System recherchieren, Auswertungen nach ihren Vorgaben verlangen oder die Daten in maschinell auswertbarem Format übertragen lassen.
Der entscheidende Satz der GoBD
An einer Stelle werden die GoBD ungewöhnlich deutlich. Randziffer 110 des BMF-Schreibens hält fest, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden, die die Unveränderbarkeit sicherstellen.
Das ist kein Verbot von Netzlaufwerken, verschiebt aber die Begründungslast. Wer steuerlich relevante Belege im Dateisystem ablegt, muss darlegen, mit welchen zusätzlichen Maßnahmen er Unveränderbarkeit herstellt. Entzogene Schreibrechte genügen dafür in der Regel nicht, weil administrative Konten weiterhin ändern und löschen können, ohne dass es nachvollziehbar protokolliert wird.
Woran die Ordnerstruktur scheitert
| Anforderung | Netzlaufwerk | DMS |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | Dateien lassen sich überschreiben und löschen | Versionen bleiben erhalten, Änderungen bleiben sichtbar |
| Nachvollziehbarkeit | Wer wann was geöffnet hat, ist nicht erkennbar | Zugriffe und Änderungen werden protokolliert |
| Auffindbarkeit | Suche über Datei- und Ordnernamen | Suche über Metadaten und Volltext |
| Auswertbarkeit | Dateien ohne strukturierte Merkmale | Felder wie Datum, Betrag, Belegnummer |
| Fristen | Aufbewahrung und Löschung von Hand | Fristen am Dokumenttyp hinterlegt |
| Berechtigungen | Ordnerrechte, über Jahre gewachsen | Rollen, bis auf Dokumentebene |
Nicht nur das Finanzamt schaut hin
Ab dem 1. Januar 2027 sind Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung elektronisch und maschinell auswertbar zu führen, die Möglichkeit der Befreiung endet am 31. Dezember 2026. Auch dort gilt: Eine Sammlung von PDF-Dateien in einer Ordnerstruktur ist keine maschinelle Auswertbarkeit. Mehr dazu im Beitrag zur digitalen Personalakte.
Wann das Laufwerk bleiben darf
Nicht jedes Netzlaufwerk ist ein Problem. Entwürfe, Vorlagen und Projektunterlagen ohne steuerliche Relevanz können dort liegen bleiben. Eng wird es bei Belegen, Verträgen, Buchführungs- und Entgeltunterlagen. In der Praxis ist diese Grenze schwer zu halten, weil Dokumente zwischen Ablagen wandern. Genau daran scheitern die Zusatzmaßnahmen aus Randziffer 110 meist: Sie müssten für jeden Ablageort beschrieben, umgesetzt und dauerhaft überwacht werden.
So gehen Sie den Umstieg an
- Mit einer Dokumentart beginnen: Eingangsrechnungen sind der übliche Einstieg, weil Menge und Nutzen dort am größten sind.
- Ablageorte inventarisieren: Erst wenn klar ist, wo steuerrelevante Unterlagen heute liegen, lässt sich der Umfang abschätzen.
- Stichtag setzen: Ab einem Datum geht alles Neue ins System, der Altbestand wird nach Bedarf nachgezogen statt in einem Großprojekt.
- Kriterien vor Produkten klären: Worauf es bei der Auswahl ankommt, steht im Leitfaden zur DMS-Auswahl.
- Dokumentation mitschreiben: Berechtigungen, Protokolle und Prozesse sind zugleich Bausteine der Verfahrensdokumentation.
Welche Fristen für welche Unterlage gelten, lesen Sie im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen. Wie das Ganze mit ELO DMS aussieht, zeigen wir auf der Produktseite.
Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ist eine Orientierung, keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Ob Ihre Ablage den Anforderungen genügt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.