Digitale Personalakte: Was der Betriebsrat mitbestimmt

Der Stichtag: 1. Januar 2027

Nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind Entgeltunterlagen in elektronischer und maschinell auswertbarer Form zu führen. Diese Pflicht besteht im Grundsatz bereits seit 2022, allerdings konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit ist nach § 8 Abs. 3 BVV bis zum 31. Dezember 2026 befristet und entfällt danach ersatzlos.

Gemeint sind nicht nur die Lohnkonten, sondern auch die begleitenden Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV: Bescheinigungen der Krankenkassen, Erklärungen geringfügig Beschäftigter, Nachweise zum Aufenthaltsstatus oder Aufzeichnungen zur Arbeitszeit. Aufzubewahren sind sie nach § 28f Abs. 1 SGB IV geordnet bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. Eine Sammlung einzelner PDF-Dateien auf einem Netzlaufwerk erfüllt die Anforderung an die maschinelle Auswertbarkeit in aller Regel nicht.

Warum der Betriebsrat mitredet

Eine digitale Personalakte ist eine technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Zugriffe werden protokolliert, Dokumente lassen sich filtern und auswerten, Fristen automatisch überwachen. Damit greift regelmäßig das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es dabei nicht an, die objektive Eignung zur Überwachung genügt.

Wird das System unternehmenseinheitlich eingeführt, ist nach § 50 Abs. 1 BetrVG der Gesamtbetriebsrat zuständig. Das hat das Landesarbeitsgericht Düsseldorf im Beschluss vom 23. Juni 2020 (3 TaBV 65/19) bestätigt.

Was in die Betriebsvereinbarung gehört

Kein Blankoeinblick für den Betriebsrat

Mitbestimmung heißt nicht Vollzugriff. Dasselbe Landesarbeitsgericht Düsseldorf hat entschieden, dass ein generelles, von der Zustimmung der Beschäftigten unabhängiges Einsichtsrecht des Betriebsratsvorsitzenden in die elektronischen Personalakten das allgemeine Persönlichkeitsrecht verletzt. Die entsprechende Regelung in der Betriebsvereinbarung war unwirksam. Auch der Betriebsrat ist nach § 75 Abs. 2 BetrVG an den Schutz der Persönlichkeitsrechte gebunden. Tragfähig sind stattdessen Kontrollrechte über Zugriffs- und Berechtigungsprotokolle sowie die Einsicht im Einzelfall mit Zustimmung der betroffenen Person.

Die Vereinbarung ist auch Datenschutzgrundlage

Das Bundesarbeitsgericht hat am 8. Mai 2025 entschieden (8 AZR 209/21), dass § 26 Abs. 1 BDSG den Anforderungen der Öffnungsklausel des Art. 88 DSGVO nicht genügt und unangewendet bleiben muss. Damit rückt die Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO weiter in den Vordergrund. Sie muss dafür allerdings die Schutzvorgaben des Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllen.

Im entschiedenen Fall hatte ein Arbeitgeber beim Test einer HR-Software mehr Beschäftigtendaten übertragen, als die Betriebsvereinbarung erlaubte, und musste 200 Euro immateriellen Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO zahlen. Die praktische Lehre: Was in der Vereinbarung steht, muss das System technisch auch einhalten.

So kommen Sie in die Umsetzung

• Bestand sichten: Welche Unterlagen liegen heute wo, in Papier oder auf dem Laufwerk?
• Berechtigungen vor der Technik klären: Das Rollenmodell ist der Kern der späteren Vereinbarung.
• Betriebsrat früh einbinden, nicht erst zur Abnahme. Das verkürzt die Einführung spürbar.
• Fristen im System hinterlegen, statt sie in einer Arbeitsanweisung zu beschreiben. Mehr dazu im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.
• Dokumentation mitschreiben: Berechtigungen, Workflows und Protokolle sind zugleich Bausteine der Verfahrensdokumentation.
• Systemauswahl strukturieren: Worauf es dabei ankommt, steht im Leitfaden zur DMS-Auswahl.

Wie eine solche Akte im Alltag aussieht, welche Unterlagen hineingehören und wie Ein- und Austritt darin ablaufen, zeigen wir auf unserer Seite zur digitalen Personalakte.