Die Rechtslage: Sollvorschrift mit klarer Richtung

Nach § 6 des E-Government-Gesetzes (EGovG) sollen die Behörden des Bundes ihre Akten elektronisch führen. Als Zieltermin nannte das Gesetz den 1. Januar 2020. Ausgenommen sind nur Behörden, bei denen die elektronische Aktenführung auch langfristig unwirtschaftlich wäre.

Zwei Punkte werden dabei oft überlesen. Erstens: Wird eine Akte elektronisch geführt, verlangt das Gesetz, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung durch technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik eingehalten werden. Eine Ordnerstruktur auf einem Laufwerk erfüllt das nicht. Zweitens: Für Landes- und Kommunalbehörden gelten die E-Government-Gesetze der Länder, die eigene, teils engere Vorgaben und Fristen setzen. Welche Regelung für Ihr Haus greift, gehört an den Anfang jedes E-Akte-Projekts.

Was eine E-Akte von einer Dateiablage unterscheidet

Ein Laufwerk kennt Ordner und Dateien. Eine E-Akte kennt Akte, Vorgang und Dokument, dazu Metadaten, Zuständigkeiten und den Bearbeitungsstand. Erst diese Struktur macht die Anforderungen des Gesetzes erfüllbar:

  • Vollständigkeit: Alles zu einem Verwaltungsvorgang liegt an einer Stelle, auch die E-Mail und der Vermerk.
  • Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung bleibt protokolliert, Aktenlage und Bearbeitungsstand sind jederzeit belegbar.
  • Vorgangsbearbeitung: Laufwege und Zeichnungsprozesse folgen der Akte automatisch, statt über Umlaufmappen zu wandern.
  • Berechtigungen: Wer was sehen darf, regelt das System bis auf Dokumentebene, nicht der Schlüssel zum Aktenschrank.

Der realistische Weg der Einführung

Die häufigste Sorge in Verwaltungen ist nicht die Technik, sondern der Berg: Was passiert mit Jahrzehnten an Papierakten? Die Antwort aus der Projektpraxis ist unspektakulär.

Schrittweise statt Stichtag für alles

Bewährt hat sich, mit einem Bereich zu beginnen, in dem der Leidensdruck hoch und die Vorgangsart klar umrissen ist. Ist der Nutzen dort sichtbar, folgen die übrigen Bereiche mit deutlich weniger Widerstand.

Digital weiterführen statt Altbestand scannen

Papierakten werden in aller Regel ab einem Stichtag digital weitergeführt. Der Altbestand bleibt zunächst Papier und wird nur bei Bedarf nachdigitalisiert. Das vermeidet das teuerste und demotivierendste Teilprojekt, das eine E-Akte-Einführung haben kann.

Fachverfahren anbinden statt ersetzen

Bestehende Fachverfahren bleiben führend für ihre Daten. Die zugehörigen Dokumente liegen in der E-Akte, angebunden über Schnittstellen. Damit entfällt die doppelte Ablage, ohne dass ein bewährtes Verfahren angefasst werden muss.

Was der Umstieg im Alltag ändert

Der spürbarste Effekt ist banal: Die Akte ist da. Nicht im Schrank eines Kollegen im Urlaub, nicht im Umlauf, nicht unauffindbar. Bearbeitende sehen den Stand eines Vorgangs, ohne ihn zu suchen, und Auskünfte gegenüber Bürgerinnen und Bürgern brauchen keinen Rückruf mehr. Lösungen wie ELO Public Sector bringen dafür die Aktenstruktur, die Vorgangsbearbeitung und die revisionssichere Archivierung als vorkonfigurierte Basis mit. Die Aufbewahrungs- und Löschfristen laufen dabei automatisch mit, dieselbe Mechanik wie bei den kaufmännischen Aufbewahrungsfristen.

Dieser Beitrag gibt den Stand von Juli 2026 wieder und ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Welche landesrechtlichen Vorgaben für Ihre Verwaltung gelten, klären Sie bitte mit Ihrem Rechtsamt.