Man kann nie genug dazulernen!
Wissens – Blog
Die elektronische Rechnung ist längst mehr als ein digitales PDF. Unternehmen stehen heute vor klar definierten gesetzlichen Anforderungen – und diese entwickeln sich stetig weiter.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das maschinenlesbar ist – zum Beispiel im XRechnung– oder ZUGFeRD-Format. Sie enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung, ist jedoch digital erstellt, übermittelt und verarbeitet.
Gesetzliche Grundlagen
-
§ 14 UStG: Elektronische Rechnungen sind gleichwertig mit Papierrechnungen – vorausgesetzt, ihre Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sind gewährleistet.
-
E-Rechnungsverordnung (ERechV): Für Aufträge an die öffentliche Hand sind E-Rechnungen verpflichtend.
-
GoBD: Regeln für die digitale Buchführung und Archivierung.
Was ist verpflichtend – und ab wann?
-
Seit 2020: Unternehmen müssen bei Leistungen für Bundesbehörden und viele Landesbehörden elektronische Rechnungen im Format XRechnung einreichen.
-
Ab 2025/2026: Die E-Rechnung wird auch im B2B-Bereich verpflichtend – Grundlage ist das geplante Wachstumschancengesetz in Umsetzung der EU-Vorgaben.
Was muss eine E-Rechnung erfüllen?
-
Maschinell lesbares Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.x)
-
Über digitale Kanäle versendbar (z. B. E-Mail, Peppol)
-
Unveränderlich archiviert – GoBD-konform, mind. 10 Jahre lang
Fazit
Unternehmen sollten frühzeitig auf strukturierte E-Rechnungen umstellen. Wer weiterhin nur PDF-Rechnungen per Mail versendet, wird ab 2025 im B2B-Bereich Probleme bekommen – spätestens bei der steuerlichen Anerkennung.
E-Rechnung – Diese Pflichten gelten jetzt für Unternehmen
E-Rechnung – Diese Pflichten gelten jetzt für Unternehmen
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Verwaltung und Archivierung von Geschäftsunterlagen – doch der Einsatz bringt auch gesetzliche Anforderungen mit sich. Besonders wenn Sie Belege digital aufbewahren, ist Vorsicht geboten.
Warum GoBD-konforme Archivierung wichtig ist
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) regeln, wie digitale Unterlagen gespeichert und verarbeitet werden müssen – damit sie bei einer Betriebsprüfung anerkannt werden.
Diese Fehler gilt es zu vermeiden
-
Fehlende Revisionssicherheit: Dateien dürfen nachträglich nicht verändert werden können – oder jede Änderung muss nachvollziehbar sein.
-
Keine Verfahrensdokumentation: Sie müssen beschreiben können, wie und wo Unterlagen archiviert werden – das ist Pflicht.
-
Unzureichende Zugriffsrechte: Es muss klar sein, wer wann auf was zugreifen darf.
Was ein gutes DMS erfüllen muss
-
Revisionssicher: Keine nachträgliche Manipulation ohne Protokoll
-
Indexierung und Volltextsuche für schnelles Auffinden
-
GoBD-konformes Archiv: mit Zeitstempel, Zugriffsschutz und Archivierungsfristen
-
DSGVO-konform, besonders bei personenbezogenen Daten
Unser Tipp
Setzen Sie auf ein etabliertes DMS, das GoBD-Konformität ausdrücklich erfüllt und dokumentiert. So sparen Sie Zeit, Nerven – und vermeiden Probleme bei der nächsten Steuerprüfung.
Jetzt Die ELO® ECM Suite
Unverbindlich testen!
Überzeugen Sie sich selbst!